DR. LISANDRO MONTESINOS SALAZAR DIRECTOR GENERAL DE PLANEACIÓN PRESENTE:


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1 TUXTLA GUTIERREZ, CHIAPAS 28 DE AGOSTO DE 2015 DR. LISANDRO MONTESINOS SALAZAR DIRECTOR GENERAL DE PLANEACIÓN PRESENTE: Por este medio me permito enviarle un cordial saludo y a su vez agradecer su preferencia por tomarnos en cuenta como sus anfitriones para tan importante evento denominado XLIV ASAMBLEA AMOCVIES que se llevará a cabo del 07 al 09 de octubre de Es por ello que le hemos otorgado tarifas especiales para los asistentes a su evento, es importante recalcar en caso de realizar la reservación se debe mencionar la siguiente clave BWP-AMOCVIES, esto con la finalidad de respetar dichas tarifas. Habitación Estándar (1 o 2 pax): $800.00* imp. Incluidos Habitación Suite (1 o 2 pax): $900.00* imp. Incluidos Persona Adicional: $ imp. Incluidos Desayuno buffet: $ (IVA Inc.) por persona, por día. Traslado aeropuerto hotel: cortesía, horarios: 8:30 am y 1:00 pm Traslado hotel aeropuerto: $50.00 por pax, horarios: 7:00 am y 10:45 am *HABITACIONES SUJETAS A DISPONIBILIDAD *EL SERVICIO DE TRASLADO ES DE LUNES A SABADO Y SE ENCUENTRA SUJETO A DISPONIBILIDAD

2 TUXTLA GUTIERREZ, CHIAPAS 28 DE AGOSTO DE PREVIA RESERVACIÓN, LA CUAL DEBERÁ ESTAR GARANTIZADA CON ALGUNA TARJETA DE CRÉDITO, DÉBITO, DEPOSITO BANCARIO Y/O TRANSFERENCIA ELECTRONICA, EN CASO CONTRARIO SE MANEJARÁ UNA HORA DE CANCELACIÓN A LAS 4:00PM DEL DÍA DE LA LLEGADA Me despido quedando de usted, pongo a sus ordenes a la Asesora de Reservaciones la Lic. Mónica Sánchez para poder hacer su reservación con anticipacion y aplicar esta promoción. Nuestros contacto de reservaciones es: (961) o al correo De lunes a viernes de am a hrs y sabado de am a hrs. LAET. Arlette Gutiérrez Jiménez Gerente de Atención a Huéspedes Best Western Palmareca Hotel & Suites Creando Clientes para toda la vida

3 P O L Í T I C A S D E P R O M O C I O N Y V E N T A S GENERAL: Salones sujetos a disponibilidad a la fecha en que se requieran y se confirmen. La cotización ampara precios exclusivamente para las fechas estipuladas. El servicio de alimentos se brindará en salón Gardenia (uno NO exclusivo para un solo evento). Excepto en los casos que se contrate salón. El hotel no cuenta con personal para descarga de material y equipo, en caso de que el grupo lo requiera deberá solicitarlo con anticipación ya que este servicio generará un cargo adicional. Proporcionar anticipadamente los datos de facturación (Nombre y domicilio fiscal, RFC), podrán solicitar la factura al finalizar el evento. En caso contrario, se enviará a una factura global sin posibilidad a facturarse posteriormente. Queda estrictamente prohibido realizar refacturaciones. En salones no se permite colgar, clavar o pegar, en caso de requerirlo favor de comunicar anticipadamente al asesor para designar un espacio autorizado; en caso de extravío, daño o desperfecto a la propiedad, equipo o material didáctico, el coordinador del evento tendrá qua pagar el importe correspondiente estipulado por el hotel. No se permite introducir ningún tipo de alimentos y/o bebidas que no sean solicitados por parte del hotel. Para desayunos buffet sólo podrán servirse en las áreas estipuladas. El Hotel se reserva el derecho de admisión a equipo, clientes o actividades que pongan en riesgo las instalaciones o personal que se encuentren dentro de ellas. El Hotel ofrece para los eventos los 2 estacionamientos externos ya que el estacionamiento interno es exclusivo para huéspedes. PARA CONFIRMACIONES: Para la confirmación de los servicios se requiere de un anticipo (efectivo, cobro a tarjeta de crédito, depósito o transferencia bancaria; o pago con tarjeta de crédito del 50% como mínimo Se dan hasta 24 horas después para otorgar garantía (anticipo) después de recibida la confirmación. En caso de garantizar su reservación por depósito o transferencia bancaria, es necesario enviar el comprobante (vía fax o correo electrónico) para hacer efectiva la reservación. El evento deberá ser liquidado como máximo 10 días hábiles antes del evento. Se aceptaran cheques* exclusivamente como anticipo para servicios confirmados; siempre y cuando estos sean empresariales (no particulares). En caso de contar con crédito con el hotel, favor de enviar oficio membretado con nombre y firma de la persona responsable al momento de confirmar, de lo contrario no se hará el bloqueo correspondiente. En la contratación de alimentos servidos o buffet, aplica la selección de un solo menú por evento. Para la confirmación de los servicios es necesario especificar los siguientes datos: número total y tipo de habitaciones, número de noches, rooming list, salón a utilizar, horario, tipo de evento, tipo de montaje, número de personas, alimentos a consumir, horario de servicio, material didáctico, renta servicios extras; en caso USO INTERNO EMISION: 05/01/15 BWP-GV-F21 VERSION 11 PAGINA 1 de 4

4 contrario, el hotel no se hace responsable por cambios y confirmaciones no especificadas por escrito y con 5 días hábiles de anticipación. El hotel se reserva el derecho de cancelar el bloqueo de espacios y salones, cuando los depósitos o formas de pago estipuladas, no sean recibidos en el tiempo acordado; haciendo devolución de anticipos menos el 10% de cada uno, por penalización al monto de cada anticipo. *En caso de cheques devueltos por falta de fondos, se aplicará un cargo del 20% sobre el monto total del mismo. CANCELACIONES: Para cancelaciones de eventos: se hará cobro del 50% de cada anticipo hasta con 15 días hábiles antes del evento; después de estos días se hará cargo del monto anticipado. En eventos confirmados no se aceptan cancelaciones, disminución de servicios o cambios de menú en platillos y/o coffee break 48 hrs. antes del evento, Al contratar servicio de alimentos y/o coffee break, se respetará el número de platillos (servicios) garantizados para servicio y cobro (por seguridad del manejo de alimentos, no se darán alimentos para llevar en caso de no ser consumidos). En caso de que la asistencia exceda al 10%, el hotel se reserva el derecho de hacer cambios en el menú o servir diferentes platillos a los contratados. No se permiten cambios de montaje 24 hrs antes del evento; de ser posible el cambio, este generara un cobro adicional. GENERALES: P O L I T I C A S H A B I T A C I O N E S Horarios: check in : 15:00 y check out: 12:00 horas. En temporadas altas el horario de check in será a las 16:00 hrs Las tarifas cotizadas incluyen 16% IVA y 2% de hospedaje. Tarifas convenio no aplica en temporadas de embargo y/o congresos en la plaza. Las habitaciones están sujetas a disponibilidad a la fecha en que se confirmen. Se aplican restricciones. El Hotel se reserva el derecho de admisión a equipo, clientes o actividades que pongan en riesgo las instalaciones o personal que se encuentren dentro de ellas. Todo daño, extravío o robo que se detecte en las habitaciones será cobrado directamente al coordinador del evento, siendo el hotel quien estipule el monto a cubrir. CONFIRMACIONES: A partir de 3 habitaciones se requiere de garantía para realizar la reservación. Se requiere reservación previa y un anticipo mínimo del 50% a la fecha pactada entre las dos partes. Se dan hasta 48 horas después para otorgar garantía (anticipo) después de recibida la confirmación. USO INTERNO EMISION: 05/01/15 BWP-GV-F21 VERSION 11 PAGINA 2 de 4

5 En caso de garantizar su reservación por depósito o transferencia bancaria, es necesario enviar el comprobante (vía fax o correo electrónico) para hacer efectiva la reservación. Las reservas individuales (de 1 a 9 habitaciones) deberán estar liquidadas, 7 días hábiles antes de la llegada del grupo, en caso de no realizar depósito se cancelara en su totalidad. Las reservas grupales (más de 10 habitaciones) deberán esta liquidadas, 20 días hábiles antes de la llegada del grupo, en caso de no realizar depósito se cancelara en su totalidad. Favor de enviar oficio membretado con nombre y firma del representante o persona autorizada. Se requiere de rooming list para agilizar la asignación de habitaciones, de lo contrario el hotel no se hace responsable. CANCELACIONES: Individuales (de 1 a 10 habitaciones). De 1 a 4 habitaciones, podrán ser canceladas en su totalidad sin cargo alguno, informando con 24 horas antes de la fecha reservada.* De 5 a 9 habitaciones, se podrá cancelar un máximo de 2 habitaciones y se hará cobro de las habitaciones restantes, informando con 24 horas antes de la fecha reservada.* Grupales (más de 10 habitaciones). En grupos mayores a 10 habitaciones, se aceptará la cancelación de la totalidad de habitaciones reservadas, informando mínimo con 1 mes de anticipación a la fecha reservada.* De 10 a 20 habitaciones, se aceptará cancelación de la totalidad de las habitaciones, haciendo cobro del 15% sobre el monto confirmado, informando mínimo con 10 días antes de la fecha reservada.* A partir de 21 habitaciones, se aceptará cancelación de la totalidad de las habitaciones, haciendo cobro del 15% sobre el monto confirmado, informando mínimo con 15 días antes de la fecha reservada.* *Después de los tiempos señalados se realizara el cargo por no show al 100%. El hotel no cuenta con bodegas para el correcto resguardo de equipo propiedad del cliente, por lo cual no se hará responsable por paquetería enviada a sus instalaciones. USO INTERNO EMISION: 05/01/15 BWP-GV-F21 VERSION 11 PAGINA 3 de 4

6 Pagina web: Teléfonos: DATOS GENERALES BEST WESTERN PALMARECA HOTEL & SUITES y Conmutador : Promoción y eventos Ext. 134, 137 y 278 Fax: ext. 266 y 279 Reservaciones Ext: 139 y 277 Fax: 132 Lada sin costo: Lada sin costo: Cuenta Bancaria Para depósitos o transferencias OPERADORA ALPES DEL SURESTE S.A. DE C.V. Banamex Cuenta CLABE interbancaria Sucursal 7000 Terán En el caso de requerir factura deberá enviar los datos completos de facturación y solicitar la factura al término del evento. Los consumos que no se facturen al término del evento, no podrán ser facturados posteriormente. Así mismo, quedo estrictamente prohibido realizar refacturaciones. Al contratar servicio de coffee break se desglosaran los refrescos. Una vez recibido el anticipo u oficio membretado, se da por entendido que se aceptan todas y cada una de las clausulas de la política de eventos. USO INTERNO EMISION: 05/01/15 BWP-GV-F21 VERSION 11 PAGINA 4 de 4

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